Заезд и выезд  с выставки  мы решили сравнить с  военными опреациями  - десантированием и эвакуацией.

Заезд - десантирование

Почему заезд на выставку можно сравнить с десантированием? Много схожих черт. Вам предстоит за короткое время на ограниченном пространстве развернуть свой офис в миниатюре. Надо так  оборудовать стенд, чтобы люди могли эффективно работать и ни в чем не нуждались.

Задача сложная. Начните с составления списка необходимых для работы на стенде вещей.  Вот примерный перечень, того, что берется на стенд:

• Экспонаты и таблички к ним
• Наглядная агитация (плакаты, баннеры - перетяжки, флаги)
• Переносные элементы декора (если они предусмотрены). (Внимание! Некоторые организаторы требуют предъявить на эти элементы сертификаты пожарной охраны и МЧС. Позаботьтесь о  таких документах заранее)
• Маркетинговые материалы (каталоги, листовки, анкеты, диски)
• Сувениры
• Бытовые принадлежности (одноразовая посуда, салфетки, средства гигиены, аптечка)
• Продукты (сок, конфеты, печенье, вода)
• Канцелярские принадлежности (ручки, степлеры, ножницы)

Затем прикиньте, сколько это  примерно составит погрузочных мест. Далее   надо определить очередность погрузки:

Что потребуется в первую очередь, грузим первым. Соответственно, затем этот груз будет выгружен последним  и будет наиболее доступен. Обычно это   та маркетинговая литература, которая наиболее интенсивно расходуется.

Разделите массивные и хрупкие грузы. Хрупкие предметы требуют особого внимания при разгрузке.

Характерная особенность разгрузки на месте - дефицит времени. Обычно  прибывшие машины экспонентов выстраиваются в очередь. Вам надо в кратчайший срок разгрузить машину, и освободить место для следующих.  А разгружать экспонаты, скорее всего, будут не профессиональные грузчики, а ваши коллеги. Поэтому заранее распределите обязанности на разгрузке экспонатов. 

Лучше всего разделиться на две бригады. Одна сопровождает груз в машине. Другая подъезжает на  место заранее, оценивает ситуацию, может быть, даже оформляет пропуска на машину и на разгрузку. Тогда водителю ждать не придется. На пропускном пункте его уже встретят с подготовленными документами.

Для заезда  на основании Генеральной доверенности и накладной на ввоз\вывоз  надо оформить пропуска. Обычно пропуска подписываются в администрации выставочного павильона. Затем пропуска показывают охране,  и она  отводит место под разгрузку. И тут уже не зевайте!

Хорошо, если у вас есть какие-то грузовые тележки, как у носильщиков  на вокзале. Тогда не придется надрываться под тяжестями. Но, вряд ли вы держите в офисе подобную оснастку. Такие подручные средства можно взять на прокат, за небольшую плату,  в самом павильоне. Это мелкий  бизнес сотрудников выставочной площадки, который предполагает только наличные. Так что,  держите при себе некоторую сумму. Мало ли что.  Также человек, ответственный за заезд, обязательно должен иметь при себе паспорт.

Экспонаты разгружены, везем все на стенд.

По прибытию на место внимательно осмотрите стенд. Если будут претензии по оформлению конструкций, немедленно предъявите фирме–застройщику и требуйте устранения.  Получите ключи от стенда.  В некоторых случаях за ключи требуют залог наличными. Расплатитесь и  потом подписывайте Акт приемки выставочной площадки. 

Теперь приступаем непосредственно к раскладке экспонатов и материалов. Конечно,  у всех экспонаты будут разные, но самые значимые лучше располагать на уровне глаз, примерно на высоте 1,4 метра.

Не выбрасываете освободившуюся тару! Коробки еще пригодятся при выезде. Это тоже хлопотный момент.

Выезд – эвакуация 

Здесь стоит вспомнить поговорку про то, что сани нужно готовить летом. Заранее, лучше всего еще  отъезда на выставку, обговорите время прибытия машины также и на выезд. 
Выезд  - психологически сложная процедура. Люди отработали выставку, устали. А еще предстоит тяжелый физический труд  по сбору, упаковке и погрузке  экспонатов и оставшихся маркетинговых материалов. Если удастся, наймите профессиональных грузчиков. Если это невозможно, то постарайтесь организовать график работы  сотрудников на стенде так, чтобы в последний день на выставке работали «свежие» люди.

Пока пакуются материалы, директор стенда должен подготовить  документы для выезда.

Кратко перечислим, что обычно требуется:

• Оформить пропуск на вывоз в дирекции выставки
• Получить пропуск на машину у охраны
• Подписать Акт сдачи стенда с представителями застройщика, сдать ключи от стенда

Конечно,  в каждом случае возможны варианты. Поэтому следует  утром, в последний день работы на выставке, подойти  на стенд организаторов и уточнить список и время оформления необходимой документации.

Оцените, сколько вещей предстоит запаковывать. Затем прикиньте, какое время потребуется на сбор экспонатов. Доведите эту информацию до стендистов. Распределите задачи, - кто и что собирает. Следите, чтоб никто не отлынивал. Лозунг должен быть такой: «Быстрее соберемся, быстрее освободимся».

Наконец, все коробки собраны. Еще раз проверьте стенд, нет ли там забытых личных вещей или экспонатов. Вооружитесь сопроводительными документами и следуйте к машине.

И вот вещи погружены. Счастливые сотрудники отбывают отдыхать, а директору стенда предстоит вернуться и  подписать  акт сдачи стенда. Что же, у каждого своя судьба. Но, главное, что вы  отлично справились с задачей.

Выставка проведена, теперь надо подводить ее итоги.

На главную              Подведение итогов